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2008/04/11

必ず1時間で終わらせる会議術を自分の出ている会議にあてはめてみる

300を超えるはてなブックマークがついている以下のエントリーを読んだ。

リンク: 20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術 - livedoor ディレクター Blog.

無駄なおしゃべり好きで、立場上も気持ちよくお話ができる立場にいる、ごく一部の人を除いて、関心のある事柄だと思う。
最後に書いてある、「会議の準備には、会議と同じくらいの時間をかけろ」という合言葉を先に読んだので、それもしんどいなあと思ったのだが、なるほど納得の5か条が並んでいる。さて、僕が、現在・過去に出席した会議で、どこまで実践できているかチェックしてみよう。

【01】アジェンダは前日のうちに関係者にメールする
教授会などの大きな会議では、事前に予告メールが来る(僕はいらないのだけど、紙でも配布される)。「その他なにかございますか?」という慣例があるけれども、「補足がある場合には事前に受け付け」るというのは、無意味な延長を避けるうえでもメリットが大きい。

【02】議題ごとに時間を割り振る
予定時刻を見ながらなんとなく調整されているがことが多いけれども、「議題ごと」に割り振られている会議に出たことはない。

「この議題にはついてはこれで終わり!」とぶった切るには人間力が必要ですが、ちゃんと
した時間割があれば「時間内に解決しなそうなので、いったん切って次の議題に進みます」というだけでいいので、誰でもスムースな司会ができます。

僕が出ている会議はおおむね、この「人間力」でぶったぎっている感じがするが、僕にはそういう「人間力」が備わっていないので、もめる会議をの議長をやるような立場になったら、ぜひこのメソッドを導入したいものだ。


【03】話さなくてもいいことを決める
以前にも書いたけれども、「報告事項」「審議事項」という二分法は、少なくとも大学の会議では結構慣例になっているように思う。この二分法はできれば廃止、少なくとも「報告事項」の時間をもう少し圧縮したほうがいいと思う。「報告」のための文書の提出締め切りを決めて、質疑応答だけをやるので十分かもしれない。

会社のなかにはときどき会議好きな人がいて、メールや IRC
や普段の立ち話で済ませることができる議題をわざわざ会議の場までとっておくような場合もあるのですが、それは非効率です。全スタッフが顔をそろえた場で
話さなければならないことを最優先させ、重要度が低いものについてはアジェンダから外すようにします。

ごもっとも。

【04】資料をプリントアウトしない

会議の場で、紙として配るのはアジェンダだけです。他の資料はすべて、スクリーンに映してそれを全員で見ます。

NSW越後湯沢の会議を除き、僕が参加するほぼすべての会議で紙が配られている。学内会議でアジェンダの一枚紙だけの会議はごくまれだ。これも僕が議長になるような会議になったら、改善するつもり。


紙は、プリントするのも配るのも配られるのも保管するのもシュレッダーにかけるのも時間の無駄になるので、なるべく減らします。また、資料を配りすぎると読みモードに入ってしまって会議が活性化しないので、アジェンダの内容にだけ集中できるようにします。

【05】話しきれなかったことは会議後の分科会で解決

会議の後で互いに呼び止めあって話をしているケースは結構あるように思うが、それを「分科会」と位置づけて、決着しなかったことも決着させるには、「分科会」に一任することを決めないといけないわけだが、紛糾していればいるほど、一任は難しいかもしれない。

というわけで、僕の周りでは、2と4が特に実践できていないような気がする。

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