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2006/11/24

無駄な会議を減らす

リンク: ITmedia エンタープライズ:「無意味だ」と言いながら、どうして会議の改善をしないのか (1/2).

 「また会議だ。仕事にならないよ」「無意味な会議なのに、時間の浪費だ」「何とかならないのかな、ったく」…。現代の企業人たちはそうこぼしながらも、従順に会議室へ向かう。確かに無駄な会議によって浪費される時間や経費は、バカにならない。

 一方彼らは、「会議は居心地が悪くない」と潜在的に思っているふしがある。実は会議に出ている限り、彼らはいかにも仕事をしている錯覚にとらわれ、そして現状のわずらわしい仕事から解放される口実を得られる。おまけに、会議はともすれば「責任」を分散してくれる。彼らは、無意識のうちに会議を歓迎してはいまいか。

このような背景があると考えると、会議を減らすというのは構造的に難しいことなのかもしれない。会議が増え始めたら、みんなの労働意欲が低下していると考えるべきなのか。

たしかにオンラインでの情報共有で十分なことを、会議で延々報告するのは、やめたほうがいいだろう。ただ口頭で報告すると、何かその意義がみんなに伝わったかのように錯覚するのかもしれない。しゃべってるほうも「やった気」になるし。たぶんほとんど伝わってない。たしかに伝わってない人には、オンラインだともっと伝わらないのだけど。

教授会の「報告事項」「審議事項」という二本立て形式は、きっと「お上」からの声で決まっているものなんだと思うが、「報告事項」はたいていの場合、わざわざしゃべるまでのこともない。その辺を踏まえて、「お上」からは、「報告事項」のオンライン化と「審議事項」への重点をはかるようなサジェスチョンを、もししていただいたとしても、教授会運営への不当な介入ってことにはならないだろう。会議のスリム化を、自己点検評価の項目に入れたらどうなんだ?

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